Arşivler

Mükemmelin Girdabından, İyinin Keyifli Dalgalarına Yolculuk

Sürekli içeriği büyüyen, tam dokunacakken insanın elinden kaçıveren mükemmel tanımının, aslında sonsuz ve sınırsız olan insan potansiyeline bir sınır çizmekte olduğunu veya o potansiyelin ortaya çıkmasına engel olduğunu hiç düşündünüz mü?

Mükemmeli yaratma yaşamın her alanında pek çok kişinin gündeminde. Bir çok kişi mükemmel olanı tanımlama ve yaratma çabası içinde koşturup duruyor.

Ne yazık ki, mükemmeli yaratma çabası, adı kadar güzel karşılık bulamayabiliyor insan yaşamında. Adını duyunca, sanki keşke herkes aynı çaba içinde olsa hissi doldururken insanın içini, bu çabanın içine düşüldüğünde, adeta denizlerdeki girdap gibi bir şekle dönüşebiliyor çabanın kendisi.

Bu konu bir girdaba dönüştüğünde, öyle bir mükemmel tanımı oluşuyor ki, yapılan şey her ne olursa olsun, içinde mutlaka eksik bir şeyler kalmıştır kaygısı ortaya çıkarak,  yapılan tüm iyi şeylerin yok sayılmasına neden olabiliyor. Veya o eksik şeyler hiç tükenmediği için, kişi girdabın içinde döndükçe dönebiliyor. Bunlardan daha da kötüsü, hiç denemeden vazgeçebiliyor insanlar yapmak istedikleri şeylerden.

Alışkanlık haline geldiğinde insanın kodlarına öyle bir işliyor ki mükemmellik çabası, sanki o siz, siz de oymuşsunuz gibi oluyor ve bir şeyleri iyi yapma konusunda destek olduğunu düşündürerek sizi bir çok şeyden geride tutabiliyor.

Kalıp cümleler oluşturuyor zihinlerde, “sakın deneme yapamazsın”, “bir şeyler eksik kalırsa insanlara rezil olursun, o yüzden çalışmaya devam et ve yaptıklarının içine sinmesine izin verme, mutlaka eksik bir şeyler kalmıştır içinde tamamlaman gereken, onları bitirmeden de kimseyle paylaşma yaptıklarını”, “şimdiye kadar hiç başarısız olmadın, ya şimdi başaramazsan, en iyisi dur ve devam etme”.

O kalıp cümleler öyle de yumuşak yumuşak çıkıyor ki insanın içinden, sanki yardımcı olmaya çalışıyorlarmış hissi yaratıyorlar. “Haklı galiba” diye düşünüyor cümlelerin sahibi ve bırakıveriyor yapmak istediklerini veya kendisini zorladıkça zorluyor “daha hala olmadı” diyerek.

Oysa bazen o cümleleri duyduktan sonra susturmak, onları farklı cümlelerle değiştirmek, mükemmeli aramak yerine, iyi ve daha iyiyi bulmaya çalışmak, bazen yanlış yapmak, yanlışı yakalayıp ondan ne öğrendiğini bulup, o farkındalıkla yola devam etmek mükemmeli yaratma çabasının insana öğrettiklerinden çok daha fazlasının öğretmeni oluyor insan yaşamında.

Mükemmeli yaratma konusunda yazdıklarım tanıdık geldiyse, belki biraz düşünürsünüz üzerinde. Belki bundan sonra kendinizi yakalatır size burada okuduklarınız ve belki değiştirmek için planlar yaparsınız içinizden size seslenen cümlelerinizi.

Bunlardan bende yok diyorsanız, harika bir haber, hep öyle devam edin yaşamaya.

Eğer birilerinin yaşamına anne, baba olarak, öğretmen olarak, yönetici olarak dokunuyorsanız, onların mükemmelle ilişkilerini doğru kurmaları konusunda nasıl davranmanız gerektiğini düşünmek istersiniz belki. Belki bu rollerde kendinize ayna tutup bakarsınız, acaba onların kodlarına mükemmellik çabasını yazmakta ne kadar ısrarcıyım sorusunun cevabını ararsınız kendinizde.

En iyisi, mükemmelle fazla boğuşmadan, iyi, daha iyi, sonra ondan daha iyiyi bulma çabası olsun hayatlarımızın içinde. O zaman girdap belki de keyifli dalgalara dönüşür, hani içine kaçırmadan üzerinde oynanabilen türden dalgalara. Ne dersiniz?

Keyifli hafta sonları…

Geleneksel mi, Yeni Nesil mi, Acaba Sizin Kurum Hangisi?

İş yaşamına başladığım yıllardan bugüne kadar geçen 30 yıllık süre, geleneksel yönetim felsefesinden, yeni nesil yönetim felsefesine doğru giden yolu genişletti ve büyüttü. Ben de bu yolun içinde yol alan bir iş insanı olarak, yolculuğu çok yakından gözlemleme fırsatı buldum.

Mezunu olduğum koçluk okuluna ismini veren Milton Erickson’un en sevdiğim sözlerinden biri, bu yolu anlamaya çalışmamda bana çok yardımcı oldu.

Bakın ne der Milton Erickson “Her insan o an için bildiğinin en iyisini yapar.”

Evet 30 yıl önce bildiğimizin en iyisi sadece geleneksel yönetim stratejileriydi ve onlarla en iyi sonuçları almaya çalışıyorduk, ama şimdi bambaşka şeyler biliyoruz ve hala da öğrenmeye devam ediyoruz. O halde bugünkü bakışla, şimdi bildiğimizin en iyisinden feyz alarak yola devam eden bir kurum, bir yönetici ve bir çalışan olmak son derece önemli.

Bugün geldiğim noktada, parçası olduğumuz kurumların, o felsefeyi oluşturmakta katkısı olan yöneticilerin ve belki de kendimizin yönetim stratejilerini anlamaya çalışmanın ve bugünkü bakışla ve bugünkü bilgilerle “neleri farklı yapmalıyız” sorusu üzerinde düşünmenin  gereğine inancım sonsuz. O nedenle de okumaya devam etmeden önce aşağıdaki soruları kendi kurumunuzu düşünerek hızlıca cevaplamanızı öneriyorum. Yapmanız gereken, her cümlenin yanındaki boş kutuya, o cümleyi en iyi temsil eden sayıyı yazmanız.

(Geleneksel ve yeni nesil odağı ile ilgili tam iki ucu yerleştirmeye çalıştım soru tablosuna, çünkü, ancak iki radikal uçtan bakınca daha net anlaşılıyor yeni nesil ve geleneksel şirket yaklaşımlarının birbirinden ne kadar farklı oldukları. Siz de kutucuklara yazdığınız sayılara bakarak, kendi kurumunuzu hızlı bir değerlendirmeden geçirebilirsiniz diye düşünüyorum.)

Değişen ve gelişen iş dünyasında artık görüyor ve biliyoruz ki, doğru çerçevelenmiş ve benimsenmiş bir yeni nesil şirket yapısı, tutkuyla çalışan insanları, insanlar arasında güçlü güveni ve güven odaklı çalışma sistemlerini, iş yerinde mutluluğu, gelişimi, yeniliği, büyümeyi beraberinde getirirken, değişime direnen ve bazen de son derece ısrarla tutunulan geleneksel yapı, oldukça zorlayıcı ve çözümsüz durumların ortaya çıkmasına neden olabiliyor.

Bakın bu zorlayıcı yapının içinde neler göze çarpıyor:

  • Kurum içi dedikodu
  • Sabah mutsuz işe gelen çalışanlar
  • Amacın sadece para kazanmaya dönüştüğü, ilk fırsatta ayrılma potansiyeli olan çalışanlar
  • Birbirine, yöneticilerine, müşterilerine kızan çalışanlar
  • Artan hastalık izinleri
  • Sekiz ila on saat fiilen ve fiziken iş başında olup, zihnen bambaşka yerlere seyahat eden çalışanlar
  • Birbirini şikayet eden çalışanlar
  • Çatışma ve iletişim kopuklukları
  • Elini taşın altına koymak yerine, en tepe yönetim böyle yapılmasını istiyor demeyi seçen yöneticiler
  • Sık işten ayrılmalar
  • Tekrar eden hatalar
  • Bilgi eksikliği nedeniyle ortaya çıkan eksik, yanlış, istenmeyen sonuçlar
  • Güvensizlik

Bunlar istenmeyen sonuçlarsa, iş sonuçlarının istenildiği düzeyde olması ve mutlu çalışanlar da istenen sonuçlar. O halde yeni nesil kurum olma ve yeni nesil bakış açısını sürdürme konusunda kafa yormak gerçekten önemli.

Bir kaç soruyla bitirmek istiyorum yazımı:

  • En başta cevapladığınız sorular ve sonrasında yaptığınız değerlendirmelerden bakacak olsanız, sizin kurum hangi kategoriye daha yakın görünüyor?
  • İstenmeyen davranışlar konusunda kurumunuz ne durumda?
  • Sizce geleneksel bir şirket yapısından yeni nesil bir yapıya doğru yol almak için neleri farklı yapmak destekleyici olur?
  • Varsayalım siz geleneksel yapıya sımsıkı tutunan bir kurumun yöneticisisiniz, neleri değiştirmek yeni nesil yapıya geçişi hızlandırır?

Belki düşünmek, belki biraz da fikir paylaşmak istersiniz…

Günaydın

Şöyle içten bir günaydın duyup da, kendini iyi hissetmeyen var mı içinizde? Ne güzel bir sözcük değil mi? Her ne kadar sabah dileği gibi görünse de, aslında günün bütününe yönelik güçlü bir dilek barındırıyor içinde, günün aydın olsun dileğini paylaşmayı sağlıyor söyleyene, duyanın da içine bir ferahlık veriyor.

Bilmem okurken sizler ne düşüneceksiniz, ama ben günaydınlaşmanın unutulmaya veya ihmal edilmeye başlandığını fark ediyorum ve biraz da üzülüyorum.

Aynı binada yaşayan komşular sabah karşılaşıyorlar ve günaydın demeden yollarına devam ediyorlar. Çocuklar okul servislerine biniyorlar, servis şoförü yorgun, çocuklar uykulu, nerede günaydın, hiç akla gelmiyor. Otobüse biniyor insanlar sıra sıra, kaç tane günaydın duyuyoruz sabahları? Çalışanlar iş yerlerine geliyorlar, koridorda karşılaşıyorlar birbirleri ile, günaydın demek yerine kafaları önlerinde masalarına doğru ilerliyorlar, yöneticilerle çalışanlar asansörde karşılaşıyorlar, herkes ineceği katın gelip gelmediğini kontrol etmekten, birbirine bir günaydın demeyi hatırlamakta güçlük çekiyor. İş yerlerinde öyle bir hal oluyor ki, uzaya füze fırlatacak kadar yüksek teknoloji işleri halleden insanlar, bir günaydın yüzünden birbirleri ile neredeyse davalık oluyorlar.

Tamam biliyorum, biraz abartmış olabilirim, o kadar da değil, o kadar da unutmadık günaydınlaşmayı diyenleri duyabiliyorum, ama kabul edin, o kadar da olmasa da, unutmaya veya ihmal etmeye başladık. Böyle devam ederse, yukarıda yazdıklarım abartı olmaktan çıkıp, fazlasıyla gerçek oluverecekler diye kaygılanıyorum.

Bu Pazartesi’ye başlarken herkes güne gülümseyen bir “günaydın” kelimesi ile başlasa. Sabah evdekilere, asansördeki komşunuza, yolda karşılaştığınız birilerine, markette size yardımcı olan kasa görevlisine, bindiğiniz otobüsün şoförüne, okulda öğrencilerinize, ofiste çalışma arkadaşlarınıza gülümseyerek günaydın deseniz. Zaten sıklıkla günaydın diyenlerdenseniz, önce kutlayıp kendinizi, biraz daha fazlalaştırsanız günaydın dediğiniz kişilerin sayısını.

Hepimiz alışkanlık haline getirsek her sabah mümkün olduğunca fazla günaydın demeyi, hatta görev edinsek günaydınlaşmanın yeniden toplumsal bir alışkanlık haline dönmesini desteklemeyi, sonra da bütün ülkemizin alışkanlığı olsa her sabah gülümsemek ve günaydınlaşmak, nasıl olurdu? Neler farklılaşırdı yaşadığımız şehirde, çalıştığımız kurumlarda, okuduğumuz okullarda, içinde bulunduğunuz ailelerde?

Hadi herkese günaydın olsun, hepimizin günü aydınlık olsun.

Mutlu haftalar…

Vaktiniz var mı?

Yüzyılların konusu olan liderlik ve yöneticilik kavramları her zaman gündemimde oldu. Lider olmak, yönetici olmak, lider doğmak, liderlik yapmak filan derken, sıklıkla bu konuları konuşurken, dinlerken, araştırırken buldum kendimi.

Bütün bunların arasında gezerken zihnimde oluşan bir soruya takıldım kaldım. Liderlik ve yöneticilik bir bütünün iki parçasıyken, yöneticilik yapmak üzere oldukça sağlam zaman harcanırken, liderlik yapmaya ne kadar zaman ayırılabiliyor acaba?

Kendi kurumsal çalışma yaşamıma, sonra da danışmanlıkla, koçlukla dışarıdan katkı sağlamaya çalıştığım başkalarının çalışma yaşamlarına dikkatle baktığımda şunu fark ediyorum: Lider ve yönetici zaman zaman birbirinin yerine kullanılan ve sanki biraz da birbirine karışmış kavramlar olmaya devam ediyor. Karışmakla kalmıyor, bazen de aynı amaca hizmet ederken bulabiliyorlar kendilerini: yapılan işi en iyi şekilde anlamak ve yönetmek. Temelindeki bana göre en güçlü neden de yönetici seçimlerinin işin ustası ve uzmanları arasından yapılıyor olması.

Kabul, pek fena bir durum değil ama sanki bir şeyler eksik içinde.

Tamam işi en iyi şekilde anlayalım, yönetelim ama o işe dair hayalleri ne zaman kuralım? O işin en değerli parçası olan insanları nasıl işin parçası olarak tutacağımızı ve bizim inandığımız hayallere inanmalarını nasıl sağlayacağımızı ne zaman düşünelim? İşlerin yapılış şekilleri ile ilgili, iletişimle ilgili, takım içi ilişki yönetimi ile ilgili, toplantıların etkin olmasını sağlamakla ilgili, işleyişteki yapının etkin olup olmadığı ile ilgili ne zaman çalışalım? Çalışanların gözünden işleri anlamak için onlarla oturup sadece onlarla ilgili konuşmayı ne zaman yapalım? Çok sağlam dışarıdan bakma sorusu olan “Burada neler oluyor?” sorusunu ne zaman sorup, ne zaman düşünüp cevap verelim?

Liderlik yapmak, en az işi geliştirmek, yeni pazarlar yaratmak, karlılığı artırmak için harcanan çaba kadar nasıl lider olmalı ve nasıl liderlik yapmalı konularında çaba ister. Liderlik yapmak, sorumlu olduğu alanın dışına çıkıp, bütünü görererek liderlik stratejisinin oluşturulmasını ister. Liderlik yapmak, sadece işin nasıl yapılacağını anlatan bir rol tanımı değil, nasıl liderlik yapılmasının beklendiğini de anlatan bir rol tanımı ile çalışılmasını ister, sadece işin uzmanı ve ustası olmanın yeterli olmayacağını, farklı bir şeylerin de olması için emek harcanmasının gerektiğinin anlaşılmasını ister. Tüm bunlar için ne ister? Düşünmek, çalışmak, uygulamak için vakit ister.

O halde tüm lider ve yöneticilere sormak lazım, lider olmaya gönüllüsünüz ancak, liderlik yapmaya vakit ayırmaya ne kadar gönüllüsünüz?

Mutlu haftalar..

Biz Burada Nasıl İletişiriz?

Bir dağ yolunda yürüyüş yaptığınızı hayal edin. Yerlerde taşlar ve hatta kaya parçaları var. Yağmur ve rüzgardan çukurlar da oluşmuş, sürekli önünüze bakarak yürümek durumunda kalıyorsunuz. Sık sık canınız acıyor, çünkü ya ayağınız burkuluyor, ya da ayağınızı bir taşa çarpmak durumunda kalıyorsunuz yürümeye çalışırken. Etraftaki güzellikleri görmeyi hedeflerken, şu başınıza gelene bakın.

Bu zorlu yürüyüş de nereden çıktı diye düşündüyseniz, yaşamda iletişimin önemini düşünürken aklıma geldi. İletişim konusunda rahat hissedilmediğinde, insanların kafası karışık olduğunda, iletişim kurulan alan neresi olursa olsun sürekli bir çukura düşme, ayağını taşa çarpma, yaralanma kaygısı ile hareket ederken buluyoruz kendimizi. Hal böyle olunca ne yürüdüğümüz yerin tadını çıkarmak mümkün oluyor, ne de o yürüyüşte hedeflediklerimize ulaşabilmek. Zemindeki problem yapmak istediğimiz şeyleri yapmamıza engel olmaya başlıyor.

Yaşam dediğimiz yeri keyifle yaşanacak hale getiren en kritik konunun doğru iletişim olduğuna inancım her zaman sonsuzdur. Böyle bir inanç geliştirmiş olmamın nedeni ise bana göre çok basit; Yaşamda olmanın, yani yaşamanın tek başına sürdürülen bir faaliyet olmaması.

Yaklaşık 30 yıldır iş yaşamının içindeyim, bu sürenin bir kısmı masanın çalışan tarafında, bir kısmı da o masalara dışarıdan bakıp destek olmayı hedefleyen danışman tarafında geçti. Baktığım her taraftan gözlediğim ve neredeyse yaşanan her sıkıntılı durumun altından çıkan en temel problemin iletişim ve ilişki yönetimi kaynaklı olduğunu söylesem çok da şaşırtmam sizleri diye düşünüyorum.

İletişim ve ilişki yönetimi, yani kendini doğru ifade etme ve karşıdaki kişiyle doğru adımlarla dans edebilme sanatı. Ne kadar doğuştanmış gibi geliyor insana. Aslında yanlış da değil, gerçekten doğuştan gelen bir tarz, ama yaşamda yol alırken üzerine bir takım ilavelerle yapılandırılmış bir kişisel tarz. Dikkatinizi çekmek isterim, burada kritik sözcük “kişisel” sözcüğü. Her birey için doğru iletişim kurma şekli tamamen onun geliştirdiği kendi kişisel tarzının parçası. Oysa iş yaşamına geldiğimizde, sadece kişisel tarzların yer aldığı iletişim yapıları pek de istenilen sonuçlarla yol alınmasını sağlayamayabiliyor.

İş yaşamında doğru iletişim yapısını kurmak için ciddi çaba harcanması gerektiğini düşünüyorum. Nasıl şirketler kurum kültürlerinin parçası olan organizasyon yapısını, iş değerlerini, iş vizyonlarını oluşturmak için kafa yorup, bu konularda zaman harcıyorlarsa, o şirket kültüründe olmasını istedikleri iletişim yapısını da benzer şekilde kurgulamak üzere vakit harcanması gerektiğine inanıyorum. Bakın iletişim yapısı diyorum, yani öyle basitçe aklına geleni söyleyerek insanları ve işleri bir şekle sokmaya çalışmaktan ötede bir şey anlatmak istiyorum. Anlatmak istediğim şey bir iş yapış zemini, üzerinde çukurlar taşlar olmayan, mevcut ilişkileri doğru yöneterek işlerin başarıyla ilerlemesini sağlayacak, kurum içinde huzur ve mutluluğu sürdürülür hale getirecek, üzerinde rahat hareket edilebilen bir zemin.

Kurum kültürlerinin içinde “biz bu şirkette nasıl iletişiriz” konusu net olduğunda, ortak kültüre ait bir iletişim tarzı görmeye başlıyoruz. Bu netlik olmadığında, her kurum çalışanı kendi tarzı ile iletişim kurmaya ve kendini o tarzla ifade etmeye çalışıyor. Bu da bozuk dağ yollarında yürürken karşılaşılabilecek zorlukların kurum içinde ortaya çıkmasına neden oluyor.

Biz burada nasıl iletişiriz sorusunun cevabı çalışanlar için net olduğunda, yani kurum kültürünün içinde bir iletişim yapısı ve stratejisi olduğunda, bakın neler ortaya çıkıyor:

  • Zamanında ve açık bilgi paylaşımı
  • Anlamlı ve sonuç üreten toplantılar
  • Yönetici ve çalışan arasında açıklık, netlik
  • Problemleri doğru kategorize etme ve çözüm üzerinde uzlaşma
  • Kaygı, korku, endişe yaratan düşünceleri, doğru şekilde cümlelendirme, kafaların içindeki gereksiz sesleri susturup, verimli düşünebilme alanları açma
  • Sevgi, saygı ve güvenin ilişkilerin zeminini doldurmasını sağlama
  • Ortak dil çerçevesinde konuşma, dinleme, anlama, anlatma ve doğru anlattığından ve anlaşıldığından emin olma
  • Yetişkin – yetişkin çerçevesinden konuşma
  • Duyguları fark etme, duygulara yönetme
  • Algının bireysel gerçeklik olduğunu bilerek algıları anlamaya ve yönetmeye çalışma

Bunlar olduğunda, zihni yoran iletişim ve ilişki odaklı sorunlar ortadan kalktığı için, odak sadece “biz burada işimizi nasıl daha iyi yaparız” sorusunun cevabını aramaya kalıyor. O kurumda en tehlikleli dağ tırmanışı bile yapılıyor olsa, yerlerdeki çukurlar ve taşlar önceden doldurulmuş ve temizlenmiş olduğu için, uygun yerlerde uyarı tabelaları bulunduğu için, yürüyüş yapanlar görmek istedikleri güzel manzaralara odaklanarak güvenle yollarına devam ediyorlar.

Sizin kurumunuzda iletişim yapısı ve stratejisi nasıl? Nasıl olsa daha etkili olur? Bu konuda sizin yapabilecekleriniz neler? Biraz düşünmeye ne dersiniz?

Mutlu haftalar…

Organizasyon Şeması Mitleri

Erie Demiryolu Şirketinin 1854 Yılına Ait Organizasyon Şeması (McKinsey Quarterly – Mart 2003)

Organizasyon şemaları kurumsal bir yapı yaratmanın gereği gibi düşünülür. ve daha kurumsal olma çalışmalarının ilk adımlarından biri olur genelde. Tarihçesi çok eskilere dayanır. İlk organizasyon şeması 1800’lü yılların ortalarında Erie Demiryolu Şirketinin Genel Müdürü Daniel McCallum tarafından kritik bilgileri etkin bir şekilde iletebilmek ve işleri doğru şekilde delege edebilmek üzere düzenlendi. (Caitlin Rosenthal, Big Data In The Age Of Telegraph, McKinsey Quarterly: Mart 2013) O günden bugüne de her kurumda olmalı denilen şeylerin arasına kaydedildi.

Geçmişi böylesine eskilere dayanan organizasyon şemaları acaba günümüzde ne durumdalar?

Her kurumda olmalılar arasına giren organizasyon şemaları bazen gerçekten beklendiği gibi kim kimdir, işler nasıl akar, işleyiş nasıl olmalı konularında kolaylaştırıcı olma rolünü üstlenip, “biz burada nasıl çalışırız” sorusunun cevabını netleştirirken, ne yazık ki bazen de baştan ölü doğarlar veya yaşıyormuş gibi yaparlar, ancak yaşamlarını bitkisel hayatta sürdürürler.

 

Konuya önce şu soruyla başlamak lazım: Kurumlar neden organizasyon şeması çizmek isterler?

Bazen tıpkı Erie Demiryolu şirketinde olduğu gibi gerçekten yapılan işe, kurumun gelişimine yönelik bir amacı olur organizasyon şemalarının. Bu amaçla çizilen şemalar adeta yaşayan, nefes alan şemalardır. Bir nefes de onlar katarlar kurumun yaşamına.

Bazen de palyatif, yani geçici veya daha da kötüsü geçiştirici bir çözüm yaratmak istendiğinde çizilen şemalar olabilir çizilenler, mesela bir takım belge denetimlerine sunmak veya bir takım insanlar sorduğunda göstermek ve bizim de şemamız var demek için, bazen de bir türlü çözülemeyen kim kimin üstü konularını kağıda dökmek ve sonra da her çıkan karışıklıkta, “baksana şemaya” diyebilmek için çizilir şemalar. Baştan ölü doğan ya da bitkisel hayat süren şemalar demek yanlış olmaz bu şemalara.

Organizasyon şemaları ne işe yarar?

Yaşayan organizasyon şemaları,

  • Kurum kültürünü iş yapış biçimine yansıtmak,
  • İşlerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak, tıkanıklıklar olmadan sonuca gidilmesini kolaylaştırmak, karar süreçlerini net hale getirmek,
  • Değişimi desteklemek,
  • Karmaşık zamanlarda kaybolmayı engelleyecek net bir yol haritası yaratmak,
  • Hızdan ve doğruluktan şaşmadan hızlı bir şekilde yol alınmasını desteklemek

gibi çok önemli amaçları yerine getirecek bir yapıyı kağıda dökebilmeyi hedefler.

Bu hedefi yerine getirebilmenin temelinde sadece tek bir sorunun cevabı yatar: Biz bu şirketi nasıl yönetirsek istediğimiz yere daha kolay ulaşırız?

Yaşayan bir organizasyon şeması için neler gerekli?

Yaşayan organizasyon şemalarının çizmeden önce kurumun büyük resminin net olmasını sağlamak önemlidir. Hemen peşinden biz bu büyük resme ulaşmak için nasıl bir yapı ile çalışmalıyız sorusunu cevaplamak gerekir. Bu sorunun cevabı net hale geldiğinde, şemayı düzenlemeye başlama vakti geldi demektir.

Şemayı düzenleme işi yönetim seviyesinden başlamalıdır. Yönetim seviyesindeki roller, yetkiler ve sorumluluklar netleşip, işlerin kurum genelinde nasıl dağılacağı belirlendikten sonra, tek bir karar daha kalır verilecek; yatay veya hiyerarşik, nasıl bir yapıda çalışılmalı. Sonrası oldukça basit, sadece kağıt, kalem ve biraz da bilgisayar becerisi ile şema hazır demektir. Yalnız unutmamak gerekir, şemanın hazır olması demek, artık tamam demek değildir. Şemalar şirketin hareketi ile paralel şekilde yenilenen, değişen, dönüşen yani yaşayan şemalar olmak zorundadır.

Peki nasıl yol alınmalı?

Şemanız varsa, yaşayıp yaşamadığını anlamak istiyorsanız, önce bir kaç soruya cevap vererek başlayabilirsiniz:

  • Şema hangi tarihte çizilmiş, bugün hangi tarihtesiniz? Ne kadar zamandır hiç değiştirilmemiş veya güncellenmemiş?
  • Şemaya bakınca kafanız karışıyor mu, yoksa her şey kontrol altında duygusu mu çıkıyor ortaya?
  • Şemanızda noktalı çizgi ile kurulmuş hiyerarşik bağlar, bazı kişilerin yerlerinin bir türlü netleşemediği durumlar filan var mı?
  • Çalışanlara sorsak sizin nasıl bir organizasyon yapınız var diye, cevapları çizili şema ile ne kadar uyumlu olur?

Yukarıdaki sorulara verdiğiniz cevaplar şemanızın yaşayıp yaşamadığı ve sonraki adımda neler yapmanız gerektiği konusunda size yol gösterici olacaktır.

Eğer bir şemanız yoksa ve bizim de bir organizasyon şemamız olsun istiyorsanız veya yukarıdaki soruları cevapladıktan sonra mevcut şemanızın değişmesi gerektiğini düşünüyorsanız, mutlaka aşağıdaki noktalara çalışıp, ardından yola devam etmenizi öneririm:

  • Bir organizasyon şemasını neden istiyoruz? Kurumumuz için değeri ve önemi nedir?
  • Şema çizildikten sonra kurumumuzun büyük resmine ve işleyişine ne katkı sağlayacak?
  • Şemada yer alan çalışanlarımız şimdikinden farklı ne gözlemleyecek, ne yapacak ve ne hissedecekler?
  • Çizmeyi planladığımız şemayı gerçek yaşamın içine alma konusundaki kararlılığımız ve istekliliğimiz nasıl? (kararlı olmak ve istekli olmak ayrı kavramlar olduğu için, her ikisini ayrı ayrı düşünmenizi öneririm)
  • Şemaya yerleşecek roller ve sorumluluklar ne kadar net?
  • Şemayı mevcut çalışanlara göre mi tasarlıyoruz, yoksa yaptığımız ve yapmayı planladığımız işlerin alt başlıklarına göre mi?
  • Şemayı çizdikten ne kadar süre sonra tüm çalışanların şema gözlerinin önündeymiş gibi hareket etmeye başlamalarını hedefliyoruz?
  • Son soru, şemayı nasıl çizersek tüm verdiğimiz cevapları destekler?

Dinliyor musunuz?

Yaşadığımız hayatların temelinde iletişim ve ilişki yönetimi var. İletişimin ve ilişki yönetiminin, her ikisinin temelinde de dinleme var, çünkü dinleme olmadan iletişimden söz etmenin mümkün olmadığına inanıyorum.

Zaman zaman dinlemeyi duymayla eşleştiririz, şu ilkokulda öğrendiğimiz 5 temel duyudan bir tanesi olan ve insanın yazılımında mevcut olan duyma duyusu ile. Oysa dinleme duymayı da kapsayan ama duyma ile sınırlı olmayan, karşı tarafı gözlemlemeyi, anlamaya çalışmayı, kendini onun yerine koyarak diğer taraftan bakmayı, duyduklarından sentez yaparak bir karşılık oluşturmayı, karşı tarafa seni dinliyorum mesajını vererek onu değerli hissettirmeyi içeren çoklu bir beceri olarak tanımlansa çok daha yerinde olur diye düşünüyorum. Çünkü bence dinleme insanın orjinal yazılımında olmayan, yaşam boyu öğrenilen, pratik edildikçe gelişen güçlü bir insan olma becerisi. Aslında dinleme bilinçli olarak seçilen bir yaşam becerisi demek daha doğru bile olabilir.

Dinleme becerisini engelleyen ya da kolaylaştıran etkenlerden bir tanesinin sihirli zihinlerimiz olduğunu söylemek mümkün. Hani şu istediği gibi gezebilen, istediği anda istediği yerde olabilen, sınırsız yorum yapabilen ve kendi istediği konuya odaklanmayı seçen sihirli zihinlerimiz.

Birisini dinlerken sihirli zihnin seçimleri ciddi önem kazanır. Eğer zihnin seçimi söylenenleri dinlemek değil de, kendi tuttuğu gündemi takip etmekse, duydukları sadece karşı taraftan gelen sesler olarak kalıverir, kendi hazırladığı veya hazırlamak üzere üzerinde düşündüğü cevaplar, bireysel yargıları ve kendi gündemi çerçevesinde konuşurken buluverir kendini. Oysa, duymayı bir adım öteye taşıyıp dinlemeyi seçen kişiler için zihin seçimleri de tamamen karşı tarafı dinleyip anlamaya odaklıdır. Böyle durumlarda iletişim yönetilmesi kolay bir yaşam oyunu halini alırken, dinlemeyi sınırlayan, önemli bulmayan ve zihnin gezintilerinde kaybolan kişiler için iletişim ve ilişki yönetimi zorlu bir savaşa dönüşebilir.

Bilinçli olarak dinlemeyi seçen kişiler, karşıdaki kişiye seni görüyorum, seni duyuyorum, seni dinliyorum ve seni anlamaya çalışıyorum mesajlarını aktarmak konusunda son derece başarılı oldukları için, anne baba, eş, yönetici, çalışan değerlendirmelerinden çok iyi notlar alan kişiler olurken, diğer kategoride kalan kişiler yaşam alanlarındaki diğer bireylerden iyi değerlendirme notları almakta zorlanırlar. Bilinçli olarak dinlemeyi seçenler bulundukları alanda daha hızlı çözüme ulaşılmasını sağlayan, daha uyumlu ve esnek, daha kolay anlaşılabilen bireyler olarak nitelendirilirler.

Bu kadar değerli bir beceri olduğuna göre, acaba dinleme becerisini geliştirmek için neler yapmak lazım?

Bir iyi, bir de kötü haberim var bu konuda. Önce iyi ile başlayayım, iyi dinleme becerisi geliştirmenin uzun uzun maddelerden oluşan bir yapılacaklar listesi yok, iyi bir dinleyen olmanın tek bir koşulu var, iyi bir dinleyen olmaya yürekten karar vermek ve niyet etmek. Bu konudaki kötü haber ise, eğer iyi bir dinleyen olma konusunda algılarımızın tamamını sürekli açık tutmazsak, kolayca unutup, zihnin gündemi içinde kaybolmak son derece olası.

Dinleme konusu yaşamda bu kadar önemli ve kolaylaştırıcı olduğuna göre, bu hafta üzerinde düşünmek için birkaç soru sorsam sizlere:

  • Ben nasıl bir dinleyiciyim, sadece duyduğum ve kendi gündemim çerçevesinde konuştuğum zamanlarla, gerçekten dinlediğim zamanları yüzde olarak değerlendirecek olsam kendime neler söylerim? Sonuçtan pek memnun çıkmadıysanız, ilave bir soru, bu yüzdeleri daha dengeli hale getirerek iletişimi daha iyi yönetecek olsam, neleri farklı yapmaya ihtiyacım var?
  • İyi dinleyen olmak konusundaki niyetimi değerlendirecek olsam, kendimde neler fark ederim?
  • İyi dinleme becerisini zaman zaman ihmal ettiğimi gözlüyorsam, bu beceriyi kalıcı bir alışkanlık haline getirmek için nelere ihtiyacım var?

Mutlu haftalar…