Archive | Eylül 2017

Pencereden İçeri Bakmak

Oprah Winfrey’in “Artık Biliyorum” isimli, kısa kısa farkındalıklarını paylaştığı bir kitabını okuyorum, okuyana da farkındalık yakalatan ve hızlı okunan bir kitap. Kitabın bir bölümünde bir program konuğunun kendisine sorduğu sorudan söz ediyor Oprah Winfrey; Gözlerinizi kapatıp çocukluğunuzun geçtiği eve gidin diyor konuk, sonra da yaklaşıp pencereden içerideki kendinize bakın. Ne görüyorsunuz, ne hissediyorsunuz?

Bence soru her birimizin farklı şeyler görüp hissedeceğinin garanti olduğu farklı cevaplara sahip. Ancak, farklılıkların yanında ortak olan bir noktanın olacağı da kesin, o da pencereden içeri bakan herkesin kendi yaşamına dair fark edecekleri.

Pencere metaforu benim çok sevdiğim bir metafordur. Çok şey barındırır içinde. Genellikle dışarıyı görme aracı olarak görünür, dışarının görüntüsünü, ışığını, aydınlığını, karanlığını içeri taşıyan bir görme aracı gibi algılanır. Çok şey gösterir dışarı bakmak, ancak tek bir şeyi saklar, kendimizin o görüntülerdeki yerini. Ancak tersini yaptığımızda, yani dışarıdan içeriye baktığımızda kendimizi yakalarız. Pencereden içeri baktığımızda, kendimizi dışarıdan görme ayrıcalığını yakalarız. Kendimizi dışarıdan görebilmek gerçek bir ayrıcalıktır yaşamda, çünkü ancak o zaman fark ederiz kendi yaşamımızda neler olduğunu, nasıl davrandığımızı, bulunduğumuz noktaya nasıl geldiğimizi, ilişkilerimizi nasıl yönettiğimizi, bugünden sonrasına dair neler istediğimizi, neler düşlediğimizi, nasıl onlara doğru gideceğimizi ve buna benzer daha bir çok şeyi.

Yaşam telaşı diye bir kavram yaratıyoruz, sonra da nasılsın diye soranlara koşturuyorum diye cevap verirken buluyoruz kendimizi. Bu yarattığımız ve sonra da yönetmekte zorlandığımız telaş ve koşturmaca içinde dışarıya bakmayı becerebilsek de, pencereden içeri bakmayı kolayca atlayabiliyoruz, mazeret hazır, vakit mi var?

İçinde bulunduğumuz alan neresi olursa olsun, ister ev yaşamı, ister iş yaşamı, ister yoğun tempolu bir yönetici yaşamı, her birinde nefes almak, küçük bir es vermek ve geçmiş, bugün ve gelecek pencerelerimizden, bizim için önemli zamanlardan içeri bakmak çok destekleyici oluyor, çünkü ancak o zaman farkındalıkla ve kendimize dair fark ettiklerimizin verdiği güçle ilerlemek daha kolay hale geliyor.

Bu hafta zamanın bütününe yayılmış kendi pencerelerinizi yakalamak ve sonra da hafifçe perdelerini aralayıp içeri bakmak ve kendinizi dışarıdan görmek için küçük esler vermeye ne dersiniz? Bakarsınız hoşunuza gider görüp yakaladıklarınız ve her haftaya küçük pencere zamanları serpiştirirsiniz geçmişten, bugünden ve gelecekten.

Mutlu haftalar…

 

 

 

Bildiklerimizi Biliyor Olmak Ne İşimize Yarıyor?

TED konuşmaları dinlemeyi çok severim, çok öğretici ve ilham verici bulurum dinlediklerimin çoğunu. Bazen tek bir cümle yepyeni fikirler oluşturur kafamda.

Hafta sonu Helen Czerski isimli bir fizikçinin TED konuşmasını ilgiyle dinledim. Konuşmanın içinde geçen bir soru üzerinde gün boyu düşündüm.

Bir anısını anlatarak başladı konuşmasına Helen Czerski. Üniversitede fizik öğrencisi olduğu dönemde büyükannesinin evinde ders çalışırken büyükannesi yanına yaklaşıp ne çalıştığını soruyor. Helen Czerkski, kuantum fiziği çalıştığını söylüyor. Torununun verdiği cevabın ardından, büyükannenin beni bütün gün düşündüren sorusu geliyor: What can you do when you know that? Yani bunları bilmen ne işine yarıyor, bilince ne yapabilir hale geliyorsun filan gibi bir soru.

Soru bence çok önemli çünkü, bir çok şey biliyoruz, bir çok yeni bilgi öğreniyoruz, peki sadece biliyor olmak yeterli oluyor mu? Sadece bilmekle kalıyorsak, o zaman o bilginin bize ne faydası oluyor? Edinilen bilgileri sadece bilgi olarak tutmak yerine, bu bilgiyi bilmek benim ne işime yarıyor diye sorarak kullanmak için çaba göstermek bir alışkanlık mı, acaba bu alışkanlıkla ilgili yolculuk nerede başlıyor soruları üzerinde uzun uzun düşündüm.

Bilgi toplama ve kaydetme işi daha doğar doğmaz başlıyor ancak formal bilgi toplama işinin okullarda başladığını biliyoruz. Okullar çocukları teknik bilgi zengini haline getiriyor. Peki acaba bir sonraki önemli adım konusunda ne yapıyor okullar, çocuklar bu bilgileri bilmenin ne işlerine yarayacağını ne kadar öğreniyorlar okulda? Öğrenmeyle kaydedilen bilgiyi kullanmaya dair nasıl bir alışkanlık ediniliyor acaba çocukluktan başlayarak? Bilgiyi dinle, oku, öğren, kaydet adımlarında mı son buluyor alışkanlık, yoksa son bir adım olan bilgiyi uygun olan bir çok alanda kullanmayı dene kısmı da yer buluyor mu bilgiyi kullanma alışkanlıklarının içinde?

Biraz bakalım nasıl ilerliyor süreç; Okuldaki teknik öğrenme bitse de, öğrenme yaşam boyu süren bir aktivite olmayı sürdürüyor; kitap okunuyor, dergi okunuyor, televizyon izleniyor, zaten internet derya deniz, kısacası okulsuz da öğrenme devam ediyor. Mutlu yaşamakla ilgili , sağlıklı yaşamakla ilgili, iyi ebeveyn olmakla ilgili, iyi eğitici olmakla ilgili, iyi lider olmakla ilgili pek çok kaynaktan bu kez teknik olmayabilen ama yaşamın kendisine dair pek çok şey öğreniliyor. Peki bu öğrenilenleri biliyor olmak ne işe yarıyor? Bütün o bilgiler yaşama ne kadar aktarılıyor? Bu sorunun cevabı bilgiyi kullanma alışkanlıklarımıza göre değişiyor.

Bu hafta üzerinde düşünmek üzere bir soru önerim var sizlere: Yaşam boyu önemli olduğunu düşünerek öğrendiklerinizin, bildiklerinizin ne kadarı sadece bilgi olarak zihninizde yer tutuyor, ne kadarı davranışlarınızda, hayata bakışınızda, kararlarınızda, ilişkilerinizde, yaşama biçiminizde hayat buluyor? Acaba sizin edindiğiniz bilgileri kullanma alışkanlıklarınız nasıl? Çok şey biliyorum, ama pek de kullanamıyorum, çünkü benim alışkanlığım “bilgiyi öğren ve kaydet” adımları ile son buluyor mu diyorsunuz, yoksa, “kaydettiğin bilgiyi yararlı bulduysan mutlaka kullan” adımı da var mı alışkanlığınızın içinde?

Verdiğiniz cevaptan memnunsanız, sorun yok, ancak eğer biliyorum ama zaman zaman sadece biliyor olarak kalıyorum diyorsanız, o zaman üzerinde düşünülmesi gereken bir şeyler olabilir demektir.

Mutlu haftalar…

 

 

Organizasyon Şeması Mitleri

Erie Demiryolu Şirketinin 1854 Yılına Ait Organizasyon Şeması (McKinsey Quarterly – Mart 2003)

Organizasyon şemaları kurumsal bir yapı yaratmanın gereği gibi düşünülür. ve daha kurumsal olma çalışmalarının ilk adımlarından biri olur genelde. Tarihçesi çok eskilere dayanır. İlk organizasyon şeması 1800’lü yılların ortalarında Erie Demiryolu Şirketinin Genel Müdürü Daniel McCallum tarafından kritik bilgileri etkin bir şekilde iletebilmek ve işleri doğru şekilde delege edebilmek üzere düzenlendi. (Caitlin Rosenthal, Big Data In The Age Of Telegraph, McKinsey Quarterly: Mart 2013) O günden bugüne de her kurumda olmalı denilen şeylerin arasına kaydedildi.

Geçmişi böylesine eskilere dayanan organizasyon şemaları acaba günümüzde ne durumdalar?

Her kurumda olmalılar arasına giren organizasyon şemaları bazen gerçekten beklendiği gibi kim kimdir, işler nasıl akar, işleyiş nasıl olmalı konularında kolaylaştırıcı olma rolünü üstlenip, “biz burada nasıl çalışırız” sorusunun cevabını netleştirirken, ne yazık ki bazen de baştan ölü doğarlar veya yaşıyormuş gibi yaparlar, ancak yaşamlarını bitkisel hayatta sürdürürler.

 

Konuya önce şu soruyla başlamak lazım: Kurumlar neden organizasyon şeması çizmek isterler?

Bazen tıpkı Erie Demiryolu şirketinde olduğu gibi gerçekten yapılan işe, kurumun gelişimine yönelik bir amacı olur organizasyon şemalarının. Bu amaçla çizilen şemalar adeta yaşayan, nefes alan şemalardır. Bir nefes de onlar katarlar kurumun yaşamına.

Bazen de palyatif, yani geçici veya daha da kötüsü geçiştirici bir çözüm yaratmak istendiğinde çizilen şemalar olabilir çizilenler, mesela bir takım belge denetimlerine sunmak veya bir takım insanlar sorduğunda göstermek ve bizim de şemamız var demek için, bazen de bir türlü çözülemeyen kim kimin üstü konularını kağıda dökmek ve sonra da her çıkan karışıklıkta, “baksana şemaya” diyebilmek için çizilir şemalar. Baştan ölü doğan ya da bitkisel hayat süren şemalar demek yanlış olmaz bu şemalara.

Organizasyon şemaları ne işe yarar?

Yaşayan organizasyon şemaları,

  • Kurum kültürünü iş yapış biçimine yansıtmak,
  • İşlerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak, tıkanıklıklar olmadan sonuca gidilmesini kolaylaştırmak, karar süreçlerini net hale getirmek,
  • Değişimi desteklemek,
  • Karmaşık zamanlarda kaybolmayı engelleyecek net bir yol haritası yaratmak,
  • Hızdan ve doğruluktan şaşmadan hızlı bir şekilde yol alınmasını desteklemek

gibi çok önemli amaçları yerine getirecek bir yapıyı kağıda dökebilmeyi hedefler.

Bu hedefi yerine getirebilmenin temelinde sadece tek bir sorunun cevabı yatar: Biz bu şirketi nasıl yönetirsek istediğimiz yere daha kolay ulaşırız?

Yaşayan bir organizasyon şeması için neler gerekli?

Yaşayan organizasyon şemalarının çizmeden önce kurumun büyük resminin net olmasını sağlamak önemlidir. Hemen peşinden biz bu büyük resme ulaşmak için nasıl bir yapı ile çalışmalıyız sorusunu cevaplamak gerekir. Bu sorunun cevabı net hale geldiğinde, şemayı düzenlemeye başlama vakti geldi demektir.

Şemayı düzenleme işi yönetim seviyesinden başlamalıdır. Yönetim seviyesindeki roller, yetkiler ve sorumluluklar netleşip, işlerin kurum genelinde nasıl dağılacağı belirlendikten sonra, tek bir karar daha kalır verilecek; yatay veya hiyerarşik, nasıl bir yapıda çalışılmalı. Sonrası oldukça basit, sadece kağıt, kalem ve biraz da bilgisayar becerisi ile şema hazır demektir. Yalnız unutmamak gerekir, şemanın hazır olması demek, artık tamam demek değildir. Şemalar şirketin hareketi ile paralel şekilde yenilenen, değişen, dönüşen yani yaşayan şemalar olmak zorundadır.

Peki nasıl yol alınmalı?

Şemanız varsa, yaşayıp yaşamadığını anlamak istiyorsanız, önce bir kaç soruya cevap vererek başlayabilirsiniz:

  • Şema hangi tarihte çizilmiş, bugün hangi tarihtesiniz? Ne kadar zamandır hiç değiştirilmemiş veya güncellenmemiş?
  • Şemaya bakınca kafanız karışıyor mu, yoksa her şey kontrol altında duygusu mu çıkıyor ortaya?
  • Şemanızda noktalı çizgi ile kurulmuş hiyerarşik bağlar, bazı kişilerin yerlerinin bir türlü netleşemediği durumlar filan var mı?
  • Çalışanlara sorsak sizin nasıl bir organizasyon yapınız var diye, cevapları çizili şema ile ne kadar uyumlu olur?

Yukarıdaki sorulara verdiğiniz cevaplar şemanızın yaşayıp yaşamadığı ve sonraki adımda neler yapmanız gerektiği konusunda size yol gösterici olacaktır.

Eğer bir şemanız yoksa ve bizim de bir organizasyon şemamız olsun istiyorsanız veya yukarıdaki soruları cevapladıktan sonra mevcut şemanızın değişmesi gerektiğini düşünüyorsanız, mutlaka aşağıdaki noktalara çalışıp, ardından yola devam etmenizi öneririm:

  • Bir organizasyon şemasını neden istiyoruz? Kurumumuz için değeri ve önemi nedir?
  • Şema çizildikten sonra kurumumuzun büyük resmine ve işleyişine ne katkı sağlayacak?
  • Şemada yer alan çalışanlarımız şimdikinden farklı ne gözlemleyecek, ne yapacak ve ne hissedecekler?
  • Çizmeyi planladığımız şemayı gerçek yaşamın içine alma konusundaki kararlılığımız ve istekliliğimiz nasıl? (kararlı olmak ve istekli olmak ayrı kavramlar olduğu için, her ikisini ayrı ayrı düşünmenizi öneririm)
  • Şemaya yerleşecek roller ve sorumluluklar ne kadar net?
  • Şemayı mevcut çalışanlara göre mi tasarlıyoruz, yoksa yaptığımız ve yapmayı planladığımız işlerin alt başlıklarına göre mi?
  • Şemayı çizdikten ne kadar süre sonra tüm çalışanların şema gözlerinin önündeymiş gibi hareket etmeye başlamalarını hedefliyoruz?
  • Son soru, şemayı nasıl çizersek tüm verdiğimiz cevapları destekler?

Dinliyor musunuz?

Yaşadığımız hayatların temelinde iletişim ve ilişki yönetimi var. İletişimin ve ilişki yönetiminin, her ikisinin temelinde de dinleme var, çünkü dinleme olmadan iletişimden söz etmenin mümkün olmadığına inanıyorum.

Zaman zaman dinlemeyi duymayla eşleştiririz, şu ilkokulda öğrendiğimiz 5 temel duyudan bir tanesi olan ve insanın yazılımında mevcut olan duyma duyusu ile. Oysa dinleme duymayı da kapsayan ama duyma ile sınırlı olmayan, karşı tarafı gözlemlemeyi, anlamaya çalışmayı, kendini onun yerine koyarak diğer taraftan bakmayı, duyduklarından sentez yaparak bir karşılık oluşturmayı, karşı tarafa seni dinliyorum mesajını vererek onu değerli hissettirmeyi içeren çoklu bir beceri olarak tanımlansa çok daha yerinde olur diye düşünüyorum. Çünkü bence dinleme insanın orjinal yazılımında olmayan, yaşam boyu öğrenilen, pratik edildikçe gelişen güçlü bir insan olma becerisi. Aslında dinleme bilinçli olarak seçilen bir yaşam becerisi demek daha doğru bile olabilir.

Dinleme becerisini engelleyen ya da kolaylaştıran etkenlerden bir tanesinin sihirli zihinlerimiz olduğunu söylemek mümkün. Hani şu istediği gibi gezebilen, istediği anda istediği yerde olabilen, sınırsız yorum yapabilen ve kendi istediği konuya odaklanmayı seçen sihirli zihinlerimiz.

Birisini dinlerken sihirli zihnin seçimleri ciddi önem kazanır. Eğer zihnin seçimi söylenenleri dinlemek değil de, kendi tuttuğu gündemi takip etmekse, duydukları sadece karşı taraftan gelen sesler olarak kalıverir, kendi hazırladığı veya hazırlamak üzere üzerinde düşündüğü cevaplar, bireysel yargıları ve kendi gündemi çerçevesinde konuşurken buluverir kendini. Oysa, duymayı bir adım öteye taşıyıp dinlemeyi seçen kişiler için zihin seçimleri de tamamen karşı tarafı dinleyip anlamaya odaklıdır. Böyle durumlarda iletişim yönetilmesi kolay bir yaşam oyunu halini alırken, dinlemeyi sınırlayan, önemli bulmayan ve zihnin gezintilerinde kaybolan kişiler için iletişim ve ilişki yönetimi zorlu bir savaşa dönüşebilir.

Bilinçli olarak dinlemeyi seçen kişiler, karşıdaki kişiye seni görüyorum, seni duyuyorum, seni dinliyorum ve seni anlamaya çalışıyorum mesajlarını aktarmak konusunda son derece başarılı oldukları için, anne baba, eş, yönetici, çalışan değerlendirmelerinden çok iyi notlar alan kişiler olurken, diğer kategoride kalan kişiler yaşam alanlarındaki diğer bireylerden iyi değerlendirme notları almakta zorlanırlar. Bilinçli olarak dinlemeyi seçenler bulundukları alanda daha hızlı çözüme ulaşılmasını sağlayan, daha uyumlu ve esnek, daha kolay anlaşılabilen bireyler olarak nitelendirilirler.

Bu kadar değerli bir beceri olduğuna göre, acaba dinleme becerisini geliştirmek için neler yapmak lazım?

Bir iyi, bir de kötü haberim var bu konuda. Önce iyi ile başlayayım, iyi dinleme becerisi geliştirmenin uzun uzun maddelerden oluşan bir yapılacaklar listesi yok, iyi bir dinleyen olmanın tek bir koşulu var, iyi bir dinleyen olmaya yürekten karar vermek ve niyet etmek. Bu konudaki kötü haber ise, eğer iyi bir dinleyen olma konusunda algılarımızın tamamını sürekli açık tutmazsak, kolayca unutup, zihnin gündemi içinde kaybolmak son derece olası.

Dinleme konusu yaşamda bu kadar önemli ve kolaylaştırıcı olduğuna göre, bu hafta üzerinde düşünmek için birkaç soru sorsam sizlere:

  • Ben nasıl bir dinleyiciyim, sadece duyduğum ve kendi gündemim çerçevesinde konuştuğum zamanlarla, gerçekten dinlediğim zamanları yüzde olarak değerlendirecek olsam kendime neler söylerim? Sonuçtan pek memnun çıkmadıysanız, ilave bir soru, bu yüzdeleri daha dengeli hale getirerek iletişimi daha iyi yönetecek olsam, neleri farklı yapmaya ihtiyacım var?
  • İyi dinleyen olmak konusundaki niyetimi değerlendirecek olsam, kendimde neler fark ederim?
  • İyi dinleme becerisini zaman zaman ihmal ettiğimi gözlüyorsam, bu beceriyi kalıcı bir alışkanlık haline getirmek için nelere ihtiyacım var?

Mutlu haftalar…