Yeni bir iş yeri, ilk iş günü, yeni bir başlangıç. Çalışma yaşamında olan herkesin bir ilk iş günü olmuştur elbette ve herkes o ilk günün sabahı içindeki telaşı hatırlar diye düşünüyorum. Belki uzun zamandır aradığınız bir iş, belki çok darda kaldığınızda karşınıza çıkan bir iş, belki tam da istediğiniz unvanla istediğiniz yerde bir iş, hiç fark etmez, hepsinin de ortak paydası, yeni bir iş heyecanı. Sonra o heyecanla ilk sabah varıyorsunuz iş yerine. Kapıdan içeri giriyorsunuz, kimse size tanımıyor tabii, siz de kimseyi tanımıyorsunuz, o da doğal, ama kimseler de sizi karşılayıp hoşgeldiniz filan da demiyor. Resepsiyondaki görevliye yeni başladığınızı söylüyorsunuz, o da size masanızın yerini tarif ediyor, gidip bulup oturuyorsunuz. İnsanlar birbirlerini tanıyor ya, bir sohbet ortamı da yürürlükte, ama size basitçe günaydın diyen birileri dışında başka bir şey yok. Az sonra sizinle mülakat yapan bölüm sorumlusu geliyor, elinizi sıkıp hoşgeldiniz diyor, çok kısa bir bilgi veriyor ve masanıza bir sürü dosya bırakıp, siz biraz yaptıklarımızı anlamaya çalışın, yarın bir bölüm toplantısı var, orada daha fazla bilgi sahibi olursunuz ve arkadaşlarla da tanışma fırsatınız olur diyor ve o da gidiyor. Dün gece nasıl hissediyordunuz, bu sabah işe gelmek üzere uyandığınızda neler vardı aklınızda, şimdi ne hissediyorsunuz?
Belki biraz abartılı bir senaryo ama gerçek kısımları da var içinde. Okurken kafasını sallayanlar olacağını tahmin ettiğim kadar gerçek kısımları var hatta.
İlk gün başlangıcı, izleyen ilk hafta, hatta onu da izleyen ilk ay, yeni işe başlayanlar için o kadar değerli ve önemlidir ki, işte tam da bu nedenle “İşe Hoşgeldiniz Programları” ya da, en çok kullanıldığı şekliyle “Oryantasyon Programları”nın önemine tüm kalbimle inanırım. Son dönemde İngilizce “on boarding” de denilmeye başlanan bu programların, bizim gemiye hoş geldiniz demeyi çok güzel hale getiren programlar olduğunu düşünürüm.
Yepyeni bir ortama giren insanlara o ortamı tanıtmak, ne nerede, kim kimdir göstermek, ne yenir ne içilir anlatmak, dikkat edilmesi gerekenleri özetlemek, kurallardan ve kuralsızlıklardan bahsetmek, küçük bir tanışma organize etmek, masasının, kullanacağı malzemelerin hazır olduğundan emin olmak, ilk öğlen yemeği için ufak bir planlama yapmak, bir an evvel şirketin değerlerinden, ortak kültürden söz etmek kim bilir ne kadar rahatlatıcı olur yeni gelen insan için.
İnsan, doğası gereği, yenilikler olduğunda kendini rahat ve konforlu hissetmek ister, en basit haliyle, kendisi ile eşleştireceği benzerlikleri yakalamak, ortamı anlamak ve bir şeyler yaparken bilerek yapmak ister.
Hoşgeldiniz programlarının en büyük amacı gerçekten de yeni gelenleri iş yerine “hoş getirmek” olmalıdır. Sıcak bir karşılama, kapıda yerinizi bulun diyen birisi yerine, onu bekleyen bir kişinin adının verilmesi, o kişinin yeni gelen çalışanı karşılaması ve masasını göstermesi, sonrasında o günü birlikte geçirmeleri kadar rahatlatıcı bir şey olabilir mi?
Bunca işin arasında kim uğraşsın diyenleri de duyar gibi oluyorum, ama hepimiz bir kar zarar analizi kavramından haberdarız diye düşünüyorum. Hoşgeldiniz programları ile ilgili kar zarar analizi yapmak da çok önemli, bu programlar ne kazandırır, ne kaybettirir, hangisi hangisinden büyüktür sorusunu cevaplamak lazım.
Hoşgeldiniz programları kurumsal yaşamın içine giren “insan” yaklaşımının en güçlü temsilcilerinden bir tanesidir, çünkü gerçek bir hoşgeldiniz programı, yeni gelen insana, sen ailemize katılıyorsun, bizim için önemlisin, ama sana ailemizi anlatmak, değerlerimizden ve ortak davranışlarımızdan söz etmek de bizim için bir o kadar önemli, karşılıklı uyumun en temel yolu buradan geçer demeyi amaçlar. Hoşgeldiniz programlarının içinde hem kuruma ve yapılacak işe dair somut bilgiler, hem kurum içi organizasyon yapısı ve ilişkiler, hem kurumun ve bu kişinin çalışma amacı ile ilgili detaylar, hem de bu kişinin kurum içinde kendini nasıl geliştireceğine dair bilgiler yer alır, ya da almalıdır.
Hoşgeldiniz programları insan yönetimi bölümlerinin takibinde olması gereken programlardır, ancak uygulayıcısı sadece insan yönetimi bölümleri olmamalıdır. Uygulayıcıları şirketin en tepe yöneticisi ile başlayan ve çalışacağı bölümdeki mesai arkadaşları ile son bulan geniş bir yelpazede yer almalıdır. Hatta belirlenmiş bir süre boyunca bir en yakın arkadaş atanması bile söz konusu edilebilmelidir.
Referans noktalarımız her zaman önemlidir, ilk izlenim her zaman geleceğe dönük bir yargı uyandırır. Bizler kurumlarımıza gelen kişilere ilk izlenimi ne kadar doğru, üzerinde düşünülüp hazırlanmış ve planlanmış ve bizim kendi kurumumuza özgü ve kurum havası ile uyumlu şekilde sunabilirsek, yeni gelenler de kendilerini o kadar değerli ve kuruma ait hissetmeye ilk gün itibarıyla başlamış olurlar.
Neredeyse kurumun karlılığı ve başarısı kadar önemli olduğuna inandığım Hoşgeldiniz Programları sizin kurumlarınızda nasıl çalışıyor, sizlerin bu konuda fikirleri neler, biraz üzerinde düşündürmek isterim.
Nazlı Kılan Ermut 