2020 yılının henüz tamamlandığı bugünlerde kurumsal yaşamda bir soluklanma zamanı yaratmak gerekiyor. Bu soluklanma zamanı bir an için durup önce geçen on iki ayı anlamayı, yani 2020 yılını mercek altına almayı, gelmekte olan on iki ayı eldeki veriler ve tahminler ışığında masaya yatırmayı ve tamamlanan ve gelmekte olan yıl arasındaki olası etkileşimleri ortaya koyarak yeni yılı tasarlamayı sağlıyor.

Yıl sonu değerlendirme ve gelecek tasarım toplantıları sayesinde, çalışanlar, bölümler, yürürlükteki projeler ve şirket bütünü için tamamlanan yılın getirdiklerini gözden geçirmek ve yıl içinde yolunda gidenleri, elde edilen başarıları, işleyişte tıkanıklık yaratan sistemleri ve gelişime açık alanları fark etmek kolaylaşıyor. Bu farkındalıklar bir sonraki yıl için daha doğru tasarım ve planlama yapmayı ve işe yaramadığı halde kullanımda kalan sistemleri ortadan kaldırmayı da destekliyor. 

Bu çalışmalar samimiyetle yürütüldüğünde bir de yan fayda doğuruyor. Sürece dahil edilen çalışanlar yaptıkları iş ve şirkette yürütülen işler arasındaki bağı daha kuvvetli kurma fırsatını yakaladıkları için aidiyet ve bağlılık kendiliğinden güçleniyor.

Yani bu çalışmalara ayırılan zamana değiyor…

Yıllık Değerlendirme ve Tasarım Toplantıları

Çalışanlarla başlayıp takımlara, bölümlere ve şirketin bütününe hizmet eden yıl sonu değerlendirme çalışmalarını yönetmek konusunda sorumluları belirlemek, değerlendirme takvimini oluşturmak ve bu süreçte neler yapılacağını, elde edilen sonuçların analiz ve sentezinin ne şekilde yapılacağını detaylı bir şekilde planlamak sürecin etkinliği açısından önem taşıyor.  

Yıllık değerlendirme ve tasarım toplantıları aşağıdaki 4 adımı izleyerek gerçekleştirildiğinde, sürecin hedeflenen faydayı sağlaması kolaylaşıyor:

1. Tamamlanan yılın sekiz temel alanda gözden geçirilmesi ve her bir alandaki iyilerin ve aksaklıkların belirlenmesi
   1. İş sonuçları beklentileri ne kadar karşıladı? 
   2. İş yapış ve izleme yöntemleri ne kadar işlevseldi? İş akışları, süreçler, toplantılar, planlama ve gözden geçirmeler ne kadar etkin yürütüldü?
   3. Değişim ve kriz yönetimi konularında kendimizi nasıl değerlendiriyoruz?
   4. Çalışan yönetimi konusunda neler yaptık? Ne kadar büyüdük ne kadar küçüldük, delegasyon, iş dağılımı, yetkilendirme gibi kritik konularda durum nasıldı?
   5. Şirket/bölüm içi ve dışı ilişkiler ve iletişim konusunda neler oldu? 
   6. Çalışan gelişimi konusunda neler yaptık?
   7. Şirket/bölüm/çalışan özelinde bakıldığında mutlu ve iyi hissetme halini nasıl değerlendiriyoruz?
   8. Şirketin vizyonu ve yapılan işteki anlam farkındalığı şirket/bölüm genelinde ne durumda?
2. Takip eden yıl için odak alanların, ulaşılmak istenen sonuçlarının ve o yıl sonuna ait şirketin büyük resminindetaylı olarak tanımlanması
3. Takip eden yıla dair hedeflerin SMART (İyi Tanımlanmış, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamanı Tanımlı)ve FAST (Düzenli Değerlendirilen, İddialı, Net, Şeffaf) hedefler olarak aşağıdaki başlıkları da kapsayacak şekilde yapılandırılması
   1. İş sonuçları ile ilgili hedefler
   2. İş yapış ve izleme yöntemleri ile ilgili hedefler
   3. Değişim ve kriz yönetimi ile ilgili hedefler
   4. Çalışan yönetimi ile ilgili hedefler
   5. Şirket/bölüm içi ve dışı ilişkiler ve iletişim yönetimi ile ilgili hedefler
   6. Çalışan gelişimi ile ilgili hedefler
   7. Çalışan mutluluğu ile ilgili hedefler
   8. Vizyon ve anlam farkındalığını destekleyecek hedefler
4. Yeni yılın hedef izleme sürecinin planlanması
   1. Hedef takip sorumlularının belirlenmesi
   2. Hedef takip yöntemlerinin kararlaştırılması
   3. Hedef değerlendirmeyi kolaylaştıracak ara değerlendirme ve genel değerlendirme takviminin oluşturulması

Sonuç Olarak…

Şirketlerin kendi deneyim ve öğrenmelerinden faydalanmalarını sağlayan bu çalışmalar bugünden geleceğe giden yolda daha sağlam adımlarla ilerlemek konusunda destek sağlıyor. Bu yüzden, soluklanma zamanlarının iş takvimlerinin içine yerleştirilmesi ve etkin yürütülmesi konularında şirket yönetimlerinin kararlılığı büyük önem taşıyor.

Özellikle 2020 yılı gibi zorlu dönemler sonrası kendine bakma çalışmalarına zaman ayırmak, iyi yapılanları fark etmek, “kendini” modellemek ve gelecekte benzer zamanlarda kendi deneyimlerinden yardım almak konusunda da yardımcı oluyor.

Sözün özü, eğer hala yapılmadıysa, şirket liderlerine bir iş düşüyor: Fazla geç kalmadan bir soluklanma zamanı yaratmak ve bu zamada geçen on iki ayı anlamak ve gelecek on iki ayı planlamak için gerekli çalışmaların düzenlenmesini sağlamak…