Erie Demiryolu Şirketinin 1854 Yılına Ait Organizasyon Şeması (McKinsey Quarterly – Mart 2003)

Organizasyon şemaları kurumsal bir yapı yaratmanın gereği gibi düşünülür. ve daha kurumsal olma çalışmalarının ilk adımlarından biri olur genelde. Tarihçesi çok eskilere dayanır. İlk organizasyon şeması 1800’lü yılların ortalarında Erie Demiryolu Şirketinin Genel Müdürü Daniel McCallum tarafından kritik bilgileri etkin bir şekilde iletebilmek ve işleri doğru şekilde delege edebilmek üzere düzenlendi. (Caitlin Rosenthal, Big Data In The Age Of Telegraph, McKinsey Quarterly: Mart 2013) O günden bugüne de her kurumda olmalı denilen şeylerin arasına kaydedildi.

Geçmişi böylesine eskilere dayanan organizasyon şemaları acaba günümüzde ne durumdalar?

Her kurumda olmalılar arasına giren organizasyon şemaları bazen gerçekten beklendiği gibi kim kimdir, işler nasıl akar, işleyiş nasıl olmalı konularında kolaylaştırıcı olma rolünü üstlenip, “biz burada nasıl çalışırız” sorusunun cevabını netleştirirken, ne yazık ki bazen de baştan ölü doğarlar veya yaşıyormuş gibi yaparlar, ancak yaşamlarını bitkisel hayatta sürdürürler.

Konuya önce şu soruyla başlamak lazım: Kurumlar neden organizasyon şeması çizmek isterler?

Bazen tıpkı Erie Demiryolu şirketinde olduğu gibi gerçekten yapılan işe, kurumun gelişimine yönelik bir amacı olur organizasyon şemalarının. Bu amaçla çizilen şemalar adeta yaşayan, nefes alan şemalardır. Bir nefes de onlar katarlar kurumun yaşamına.

Bazen de palyatif, yani geçici veya daha da kötüsü geçiştirici bir çözüm yaratmak istendiğinde çizilen şemalar olabilir çizilenler, mesela bir takım belge denetimlerine sunmak veya bir takım insanlar sorduğunda göstermek ve bizim de şemamız var demek için, bazen de bir türlü çözülemeyen kim kimin üstü konularını kağıda dökmek ve sonra da her çıkan karışıklıkta, “baksana şemaya” diyebilmek için çizilir şemalar. Baştan ölü doğan ya da bitkisel hayat süren şemalar demek yanlış olmaz bu şemalara.

Organizasyon şemaları ne işe yarar?

Yaşayan organizasyon şemaları,

• Kurum kültürünü iş yapış biçimine yansıtmak,
• İşlerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak, tıkanıklıklar olmadan sonuca gidilmesini kolaylaştırmak, karar süreçlerini net hale getirmek,
• Değişimi desteklemek,
• Karmaşık zamanlarda kaybolmayı engelleyecek net bir yol haritası yaratmak,
• Hızdan ve doğruluktan şaşmadan hızlı bir şekilde yol alınmasını desteklemek

gibi çok önemli amaçları yerine getirecek bir yapıyı kağıda dökebilmeyi hedefler.

Bu hedefi yerine getirebilmenin temelinde sadece tek bir sorunun cevabı yatar: Biz bu şirketi nasıl yönetirsek istediğimiz yere daha kolay ulaşırız?

Yaşayan bir organizasyon şeması için neler gerekli?

Yaşayan organizasyon şemalarının çizmeden önce kurumun büyük resminin net olmasını sağlamak önemlidir. Hemen peşinden biz bu büyük resme ulaşmak için nasıl bir yapı ile çalışmalıyız sorusunu cevaplamak gerekir. Bu sorunun cevabı net hale geldiğinde, şemayı düzenlemeye başlama vakti geldi demektir.

Şemayı düzenleme işi yönetim seviyesinden başlamalıdır. Yönetim seviyesindeki roller, yetkiler ve sorumluluklar netleşip, işlerin kurum genelinde nasıl dağılacağı belirlendikten sonra, tek bir karar daha kalır verilecek; yatay veya hiyerarşik, nasıl bir yapıda çalışılmalı. Sonrası oldukça basit, sadece kağıt, kalem ve biraz da bilgisayar becerisi ile şema hazır demektir. Yalnız unutmamak gerekir, şemanın hazır olması demek, artık tamam demek değildir. Şemalar şirketin hareketi ile paralel şekilde yenilenen, değişen, dönüşen yani yaşayan şemalar olmak zorundadır.

Peki nasıl yol alınmalı?

Şemanız varsa, yaşayıp yaşamadığını anlamak istiyorsanız, önce bir kaç soruya cevap vererek başlayabilirsiniz:

• Şema hangi tarihte çizilmiş, bugün hangi tarihtesiniz? Ne kadar zamandır hiç değiştirilmemiş veya güncellenmemiş?
• Şemaya bakınca kafanız karışıyor mu, yoksa her şey kontrol altında duygusu mu çıkıyor ortaya?
• Şemanızda noktalı çizgi ile kurulmuş hiyerarşik bağlar, bazı kişilerin yerlerinin bir türlü netleşemediği durumlar filan var mı?
• Çalışanlara sorsak sizin nasıl bir organizasyon yapınız var diye, cevapları çizili şema ile ne kadar uyumlu olur?

Yukarıdaki sorulara verdiğiniz cevaplar şemanızın yaşayıp yaşamadığı ve sonraki adımda neler yapmanız gerektiği konusunda size yol gösterici olacaktır.

Eğer bir şemanız yoksa ve bizim de bir organizasyon şemamız olsun istiyorsanız veya yukarıdaki soruları cevapladıktan sonra mevcut şemanızın değişmesi gerektiğini düşünüyorsanız, mutlaka aşağıdaki noktalara çalışıp, ardından yola devam etmenizi öneririm:

• Bir organizasyon şemasını neden istiyoruz? Kurumumuz için değeri ve önemi nedir?
• Şema çizildikten sonra kurumumuzun büyük resmine ve işleyişine ne katkı sağlayacak?
• Şemada yer alan çalışanlarımız şimdikinden farklı ne gözlemleyecek, ne yapacak ve ne hissedecekler?
• Çizmeyi planladığımız şemayı gerçek yaşamın içine alma konusundaki kararlılığımız ve istekliliğimiz nasıl? (kararlı olmak ve istekli olmak ayrı kavramlar olduğu için, her ikisini ayrı ayrı düşünmenizi öneririm)
• Şemaya yerleşecek roller ve sorumluluklar ne kadar net?
• Şemayı mevcut çalışanlara göre mi tasarlıyoruz, yoksa yaptığımız ve yapmayı planladığımız işlerin alt başlıklarına göre mi?
• Şemayı çizdikten ne kadar süre sonra tüm çalışanların şema gözlerinin önündeymiş gibi hareket etmeye başlamalarını hedefliyoruz?
• Son soru, şemayı nasıl çizersek tüm verdiğimiz cevapları destekler?